BANYUMASEKSPRES.ID, BANYUMAS – Kantor Urusan Agama (KUA) Kecamatan Tambak, Kabupaten Banyumas, tengah melakukan pembenahan dan penataan arsip administrasi pernikahan yang telah tersimpan selama puluhan tahun.
Sejumlah dokumen daftar pemeriksaan nikah bahkan tercatat berasal dari tahun 1970-an dan kini ditata kembali agar kondisi fisiknya tetap terjaga.
Penataan arsip tersebut dilakukan sebagai tindak lanjut atas instruksi Kasi Bimas Islam Kantor Kementerian Agama (Kemenag) Kabupaten Banyumas.
Langkah ini dilakukan untuk memastikan dokumen administrasi lama tetap tersimpan secara rapi, teratur, dan mudah ditemukan ketika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Penanggung Jawab Pembenahan Arsip KUA Kecamatan Tambak, Idhar Faoji, mengatakan dokumen daftar pemeriksaan nikah merupakan bagian penting dari arsip administrasi pelayanan masyarakat.
Karena sebagian dokumen telah berusia puluhan tahun, perawatan menjadi hal yang perlu mendapat perhatian.
“Dokumen daftar pemeriksaan nikah yang dirapikan dari tahun 1970-an,” kata Idhar, Kamis (27/8).
Usia dokumen yang mencapai puluhan tahun membuat kondisi fisik arsip perlu dijaga.
Kertas dan dokumen lama dapat mengalami penurunan kualitas akibat faktor usia maupun kondisi penyimpanan.
Dalam arsip daftar pemeriksaan nikah tersebut terdapat berbagai dokumen penting yang berkaitan dengan administrasi masyarakat.
Di antaranya fotokopi Kartu Tanda Penduduk (KTP), Kartu Keluarga (KK), akta kelahiran, akta cerai asli, hingga berbagai surat keterangan lainnya.
Dokumen-dokumen tersebut memiliki nilai administratif karena dapat menjadi sumber informasi ketika masyarakat membutuhkan data pernikahan atau dokumen pendukung dari masa lalu.
Karena itu, KUA Kecamatan Tambak melakukan penataan secara bertahap dengan merapikan dan mengelompokkan dokumen berdasarkan data yang tersedia.
“Perapian untuk menjaga kondisi fisik dokumen agar tetap utuh dan terawat,” sambung Idhar.
Penataan arsip lama tersebut tidak hanya bertujuan membuat ruang penyimpanan terlihat lebih rapi.
Lebih dari itu, kegiatan tersebut menjadi bagian dari upaya menjaga keberadaan dokumen bersejarah yang masih berpotensi dibutuhkan masyarakat.
Untuk mendukung penyimpanan arsip, KUA Kecamatan Tambak juga menyediakan rak baru.
Rak tersebut digunakan untuk meletakkan dokumen daftar pemeriksaan nikah yang telah selesai ditata dan dijilid.
Dengan adanya tempat penyimpanan yang lebih terorganisasi, petugas KUA diharapkan dapat menemukan dokumen lama dengan lebih mudah.
Sistem penyimpanan yang tertata juga dapat mengurangi risiko arsip tercecer atau rusak akibat penempatan yang kurang sesuai.
Penataan dokumen menjadi semakin penting karena arsip administrasi pernikahan tidak selalu hanya dibutuhkan untuk kepentingan internal KUA.
Dalam kondisi tertentu, masyarakat juga masih memerlukan dokumen lama sebagai sumber informasi atau untuk melengkapi kebutuhan administrasi.
Idhar menjelaskan, warga terkadang datang ke KUA Kecamatan Tambak untuk melihat atau mendapatkan informasi dari arsip lawas yang masih tersimpan dalam daftar pemeriksaan nikah.
“Contohnya, ada warga yang minta melihat Kartu Keluarga terus difoto menggunakan handphone,” tandas Idhar.
Hal tersebut menunjukkan bahwa arsip lama masih memiliki fungsi bagi masyarakat, meskipun dokumen tersebut telah dibuat puluhan tahun lalu.
Keberadaan arsip pernikahan dari tahun 1970-an menjadi salah satu bukti bahwa dokumen administrasi KUA memiliki nilai jangka panjang.
Data yang tersimpan dapat membantu masyarakat ketika membutuhkan informasi mengenai dokumen keluarga maupun riwayat administrasi yang sudah lama.
Tidak semua masyarakat masih memiliki salinan dokumen lama. Sebagian dokumen keluarga mungkin hilang, rusak, atau tidak lagi tersimpan dengan baik.
Dalam kondisi seperti itu, arsip yang masih tersedia di KUA dapat menjadi salah satu sumber informasi yang membantu proses penelusuran data.
Oleh sebab itu, penataan arsip bukan sekadar kegiatan administratif rutin. Pembenahan juga menjadi bagian dari upaya menjaga data masyarakat agar tetap tersedia dan dapat dikelola secara lebih baik.
KUA Kecamatan Tambak berupaya memastikan dokumen yang telah berusia puluhan tahun tetap berada dalam kondisi yang layak.
Pengelompokan arsip dan penyediaan rak penyimpanan baru diharapkan membuat pengelolaan dokumen menjadi lebih sistematis.
Selain menjaga kondisi fisik, penataan tersebut juga memberikan kemudahan bagi petugas ketika harus melakukan pencarian arsip lama.
Dokumen yang tersusun berdasarkan kelompok tertentu akan lebih cepat ditemukan dibandingkan arsip yang tersimpan tanpa sistem yang jelas.
Pembenahan arsip daftar pemeriksaan nikah di KUA Tambak juga berkaitan dengan peningkatan kualitas pelayanan kepada masyarakat.
Arsip yang tertata akan memudahkan petugas memberikan pelayanan ketika warga membutuhkan data lama.
Terlebih, sejumlah dokumen yang tersimpan berasal dari periode yang cukup jauh, yakni sejak 1970-an.
Dengan usia dokumen yang mencapai lebih dari lima dekade, keberadaan arsip tersebut menjadi semakin penting untuk dijaga.
Kegiatan penataan diharapkan dapat membuat dokumen lama tetap aman, utuh, dan terawat.
Pada saat yang sama, pengelolaan arsip yang lebih sistematis dapat membantu KUA Kecamatan Tambak dalam memenuhi kebutuhan masyarakat yang sewaktu-waktu memerlukan informasi dari dokumen lama.
Dengan demikian, arsip daftar pemeriksaan nikah KUA Tambak sejak tahun 1970-an tidak hanya menjadi catatan administrasi masa lalu.
Dokumen tersebut juga menjadi bagian dari rekam data masyarakat yang masih memiliki manfaat hingga saat ini.
Penataan arsip secara rutin menjadi langkah penting agar dokumen berusia puluhan tahun tidak mudah rusak maupun hilang.
Upaya tersebut sekaligus menunjukkan pentingnya pengelolaan arsip administrasi secara tertib sebagai bagian dari pelayanan publik di lingkungan KUA. (fij/stch/dda)
